Rechnung für eine Hotelübernachtung erstellen

Ob Geschäftsreisende, Firmenkunde oder Privatgast – früher oder später braucht jede Unterkunft eine korrekte Rechnung. Damit sie steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick.

Pflichtangaben einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält in der Regel:

• Vollständiger Name und Anschrift des Hotels und des Gastes
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum (An- und Abreise)
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. „3 Übernachtungen im Doppelzimmer“)
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Mehrwertsteuer bei Übernachtung und Frühstück

In Deutschland gilt für die reine Beherbergungsleistung der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Zusätzliche Leistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz unterliegen dagegen dem regulären Satz von 19 %. Auf einer Rechnung tauchen also oft mehrere Steuersätze gleichzeitig auf – diese sollten je Position klar ausgewiesen werden.

Hinweis: Steuersätze können sich ändern und je nach Land abweichen. Im Zweifel hilft die Steuerberatung weiter.

Die fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungsnummern müssen eindeutig und lückenlos fortlaufend sein. Ein eigener Nummernkreis pro Jahr (z. B. „2026-000001“) hat sich bewährt und bleibt übersichtlich. Wichtig: Keine Nummer doppelt vergeben und keine Lücken lassen.

Manuell oder per Software?

Rechnungen von Hand in Word zu schreiben ist fehleranfällig – gerade bei der fortlaufenden Nummer und mehreren Steuersätzen. Eine Software, die direkt aus der Buchung eine Rechnung erzeugt, spart Zeit und vermeidet Fehler.

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